Privatlivspolitik for Horsens Automobil og Motorklub (HAMK)

Revideret den 1. marts  2024 – rev.4

Horsens Automobil og Motorklub ‘s (HAMK’s) dataansvar.
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige.
HAMK er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. 

Kontaktperson:
Webmaster: Viggo Johansen
Adresse: Søndertorv 10C, 2.th., DK-7100 Vejle
CVR: 30016157
Telefonnr.: +45 2225 0430
Mail: mail@viggojohansen.dk
Website: www.HAMK.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
Medlemsoplysninger:

  1. Almindelige personoplysninger:
    Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, licensoplysninger
  1. Oplysninger om ledere og officials:
    Almindelige personoplysninger:
    Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse

Her indsamler vi oplysninger fra:
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
• Dansk Automobil Sports Union (DASU), f.eks. kontaktoplysninger om dig, hvis du har søgt om
  medlemskab af klubben gennem DASU’s klub- og medlemsportal, om suspensioner og
  kursusdeltagelse

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
  (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling med samtykke, f.eks. ved brug af billeder på hjemmeside etc.

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger:
a. Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Administration af din relation til os

Formål med behandling af oplysninger på ledere og officials:
b. Foreningens håndtering af ledernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser.
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil
denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
• Udøvelse af idrætsaktivitet
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til
  generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter i klubben samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i
  foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til DASU og DIF i relevant og nødvendigt omfang i
  forbindelse med idrætsaktivitet
• Da foreningen er medlem af DASU og DIF, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner
  til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse
  idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems-oplysninger også i en
  periode efter din udmeldelse af foreningen
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til DASU og DIF, som foreningen er medlem af. Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år
  efter kalender året for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år
  efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som
  bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter
  arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og ledere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet

Revidering af privatlivspolitikken
• Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik fra tid til anden.
• Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.
• Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted.
• Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Bestyrelsen for HAMK
Formand
Bent Aagesen
_____________________________________________________________________________________________________________

        HORSENS AUTOMOBIL & MOTOR KLUB er medlem af DANSK AUTOMOBIL SPORTS UNION (DASU) og DANMARKS IDRÆTS FORBUND (DIF)